רישום הוצאות — ידני או מצילום (AI)
בכרטסת רושמים הוצאות בשתי דרכים: הזנה ידנית מהירה, או הוצאה מצילום — מצלמים את הקבלה בטלפון וה-AI ממלא את הפרטים עבורכם. בכל מקרה, המערכת מחשבת מע״מ תשומות ורושמת תנועת יומן כפולה מאוזנת.
📷 הוצאה מצילום (AI)
צלמו את הקבלה
במסך "הוצאות" לחצו "📷 צלם / העלה קבלה". בטלפון תיפתח המצלמה; במחשב אפשר להעלות תמונה או PDF.
ה-AI ממלא את הפרטים
המערכת מזהה את שם הספק ומספר העוסק, התאריך, מספר המסמך, הסכום לפני מע״מ, המע״מ והסה״כ — ומשייכת לספק קיים אם קיים.
בדקו ואשרו
עברו על הפרטים, תקנו במידת הצורך, ולחצו "אשר ורשום הוצאה". רק אז ההוצאה נכנסת לספרים. הקבלה עצמה נשמרת ומצורפת כאסמכתא.
הזנה ידנית
מעדיפים להקליד? מלאו ספק, קטגוריה, תיאור, סכום לפני מע״מ ואחוז מע״מ — הסה״כ מחושב אוטומטית — ולחצו "שמור הוצאה". סמנו "שולם" אם ההוצאה שולמה, או השאירו על חשבון (זכות ספק).
📧 סריקת מייל אוטומטית
אפשר לחבר תיבת מייל (Gmail / Outlook / IMAP) שאליה ספקים שולחים חשבוניות — במסך "הוצאות" → "חבר תיבת מייל". כרטסת סורקת אותה מדי יום, מזהה צרופות של קבלות/חשבוניות, ופותחת טיוטות הוצאה לאישורכם (בדיוק כמו בצילום). היא זוכרת מה כבר נסרק ולא סורקת שוב את אותם מיילים, ומניעת הכפילות מונעת רישום פעמיים. נדרשת סיסמת אפליקציה (App Password) של חשבון המייל — לא סיסמת הכניסה הרגילה.
📁 משיכת הוצאות מתיקייה
שמים את כל קבצי ההוצאות בתיקייה אחת (במחשב או בטלפון) ומושכים את כולם בבת אחת — רכש → "משיכת הוצאות מתיקייה". בוחרים את התיקייה, וכרטסת סורקת כל קובץ עם ה-AI (אותה סריקה כמו בצילום), מדלגת על כפילויות ועל קבצים לא נתמכים, ופותחת טיוטת הוצאה לכל קובץ. רואים פס התקדמות וסיכום (נוצרו / כפולות / דולגו), וכל הטיוטות מוצגות באותו מסך לאישור לפני רישום בספרים. נתמכים תמונות (JPG/PNG…) ו-PDF; מסמכים אחרים מדולגים ומדווחים.
מניעת כפילות
אי אפשר לרשום את אותה חשבונית פעמיים. אם קיימת כבר הוצאה עם אותו מספר חשבונית מאותו ספק, המערכת חוסמת את הרישום ומציגה הודעה שההוצאה כבר קיימת (כולל התאריך והסכום) — גם בהזנה ידנית וגם בצילום.
מע״מ תשומות
המערכת רושמת את המע״מ כמע״מ תשומות לניכוי ומעדכנת את דוח המע״מ. בהוצאה שאינה מוכרת לניכוי — בטלו את הסימון "מע״מ מוכר לניכוי", והמע״מ ייכלל בעלות ההוצאה.