מרכז העזרה › הוצאות
רישום הוצאות — צילום, מייל ותיקייה
רושמים הוצאות בכמה דרכים: הזנה ידנית מהירה, צילום קבלה, חיבור תיבת מייל לסריקה אוטומטית, או משיכה מתיקייה. בכל מקרה ה-AI ממלא טיוטה, אתם מאשרים, והמערכת מחשבת מע״מ תשומות ורושמת תנועת יומן מאוזנת.
📷 הוצאה מצילום (AI)
צלמו את הקבלה
במסך "הוצאות" לחצו "📷 צלם / העלה קבלה". בטלפון תיפתח המצלמה; במחשב אפשר להעלות תמונה או PDF.
ה-AI ממלא את הפרטים
המערכת מזהה שם ספק ומספר עוסק, תאריך, מספר מסמך, סכום לפני מע״מ, מע״מ וסה״כ — ומשייכת לספק קיים.
בדקו ואשרו
עברו על הפרטים, תקנו אם צריך, ולחצו "אשר ורשום הוצאה". רק אז ההוצאה נכנסת לספרים, והקבלה נשמרת כאסמכתא.
⌨️ הזנה ידנית
מעדיפים להקליד? מלאו ספק, קטגוריה, תיאור, סכום לפני מע״מ ואחוז מע״מ — הסה״כ מחושב אוטומטית — ולחצו "שמור הוצאה". סמנו "שולם" אם שולם, או השאירו על-חשבון (זכות ספק).
הוצאה ללא מע״מ?
יש הוצאות שאי אפשר לקזז עליהן מע״מ תשומות: ארנונה, ביטוח, ריבית בנק, קנייה מעוסק פטור, שכר ותרומות. לחצו "פטור ממע״מ" ליד שדה המע״מ — האחוז יתאפס וסימון "מע״מ מוכר" יוסר, כך שלא תקזזו מע״מ בטעות.
📧 חיבור תיבת מייל — סריקה אוטומטית
מחברים תיבת מייל (Gmail / Outlook / IMAP) שאליה ספקים שולחים חשבוניות, וכרטסת סורקת אותה מדי יום, מזהה צרופות של קבלות/חשבוניות, ופותחת טיוטות הוצאה לאישורכם. היא זוכרת מה כבר נסרק ולא סורקת שוב, ומניעת-הכפילות מונעת רישום כפול.
⚠️ נדרשת סיסמת אפליקציה (App Password) של חשבון המייל — לא הסיסמה הרגילה שבה אתם נכנסים. זו סיסמה ייעודית בת 16 תווים שמאפשרת לכרטסת לקרוא את התיבה בבטחה (וניתנת לביטול בכל רגע מחשבון Google).
איך יוצרים סיסמת אפליקציה ל-Gmail
הפעילו אימות דו-שלבי
בחשבון Google → אבטחה → אימות דו-שלבי (2-Step Verification). זה תנאי הכרחי — בלעדיו Google לא מאפשר סיסמת אפליקציה. (הפעלה כאן)
צרו את הסיסמה
היכנסו לעמוד סיסמאות האפליקציה: myaccount.google.com/apppasswords. תנו שם (למשל "כרטסת") ולחצו "צור" — תקבלו סיסמה בת 16 תווים. העתיקו אותה.
חברו בכרטסת
במסך הוצאות → "חבר תיבת מייל": הזינו את כתובת ה-Gmail ואת סיסמת האפליקציה (16 התווים, בלי רווחים). זהו — הסריקה היומית מתחילה.
💡 Outlook/IMAP: אותו עיקרון — יוצרים סיסמת אפליקציה אצל ספק המייל ומזינים אותה בכרטסת.
📁 משיכת הוצאות מתיקייה
שמים את כל קבצי ההוצאות בתיקייה אחת (מחשב/טלפון) ומושכים את כולם יחד — רכש → "משיכת הוצאות מתיקייה". כרטסת סורקת כל קובץ (תמונה/PDF) עם ה-AI, מדלגת על כפילויות וקבצים לא נתמכים, ופותחת טיוטת הוצאה לכל קובץ, עם פס התקדמות וסיכום (נוצרו / כפולות / דולגו).
כל מסך מציג את הטיוטות שנקלטו דרכו (תיקייה / מייל), ובמסך "הוצאות" רואים את כולן יחד. על טיוטת-מייל מוצגת כתובת השולח; אם זה לא חשבונית — "🚫 לא חשבונית" מוסיף את השולח לרשימת מיילים שלא נסרקים (ניתן להחזיר בכל עת). בדפדפן מחשב, קובץ שנקלט מועבר אוטומטית לתת-תיקייה "טופל" כדי שלא ייסרק שוב.
טיוטה שסכומה תואם לחיוב פתוח בכרטיס אשראי תסומן ב-"💳 התאם לחיוב בכרטיס" — לחיצה מאשרת וזוקפת לכרטיס בפעולה אחת.
🛡️ מניעת כפילות ומע״מ תשומות
מניעת כפילות: אי אפשר לרשום את אותה חשבונית פעמיים — אם קיימת הוצאה עם אותו מספר חשבונית מאותו ספק, המערכת חוסמת ומציגה את ההוצאה הקיימת (תאריך וסכום).
מע״מ תשומות: המע״מ נרשם כמע״מ תשומות לניכוי ומעדכן את דוח המע״מ. בהוצאה שאינה מוכרת — בטלו "מע״מ מוכר לניכוי", והמע״מ ייכלל בעלות ההוצאה.
📘 איך ההוצאה נרשמת בספרים
כל הוצאה יוצרת פקודת יומן כפולה ומאוזנת במאגר הקבוע. דוגמה — הוצאה ₪1,000 + מע״מ 18% (=₪1,180), על-חשבון:
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| קטגוריית ההוצאה (למשל שיווק ופרסום) | 1,000.00 | |
| מע״מ תשומות | 180.00 | |
| כרטיס החו״ז של הספק | 1,180.00 |
מאוזן: חובה 1,180 = זכות 1,180. הצד הנגדי לפי התשלום: מזומן/העברה → קופה/עו״ש · על-חשבון → כרטיס החו״ז של הספק · אשראי → חשבון הכרטיס · ספק חו״ל (מע״מ לא מוכר) → כל הסכום לקטגוריה.
החזר הלוואה אינו הוצאה
החזר הלוואה הוא קרן + ריבית: רק הריבית היא הוצאה; הקרן מקטינה את יתרת ההלוואה. רשמו אותו דרך מודול ההלוואות (לוח סילוקין → פיצול אוטומטי), לא כהוצאה מלאה.
🧾 קבלות ספק ובחירת בנק/כרטיס
קליטת קבלות אוטומטית: כשספק שולח קבלה (אישור תשלום) עבור חשבונית שכבר נקלטה — הסריקה מזהה שזו קבלה, מתאימה אותה להוצאה הקיימת (לפי מספר החשבונית או ספק+סכום), מסמנת אותה "שולם" ומצרפת את הקבלה — בלי ליצור הוצאה כפולה. קבלה שאין לה חשבונית תואמת מושמת בצד ולא נרשמת.
בנק/כרטיס ספציפי: אם הגדרתם חשבונות בהתאמת בנק, בורר אמצעי התשלום יציג גם את הבנקים והכרטיסים שלכם (🏦/💳) לצד האמצעים הכלליים. בחירת חשבון ספציפי זוקפת את התשלום לחשבון הזה בדיוק, כך שהתאמת הבנק של אותו חשבון תתפוס את ההוצאה אוטומטית. בלי הגדרה — ממשיכים לעבוד עם "בנק"/"כרטיס אשראי" הכלליים כרגיל.
📋 קליטת מחירון מספק
במסך ההוצאות אפשר להעלות מחירון ספק — קובץ Excel, CSV, PDF או תמונה — והמערכת תעדכן את מחירי הפריטים אוטומטית. היא מזהה כל פריט לפי ברקוד (ואם אין ברקוד — לפי מק״ט או שם):
- פריט קיים → מעודכנת העלות שלו (מחיר הקנייה). מחיר המכירה שלכם לא משתנה — הוא נשאר כפי שקבעתם.
- פריט שלא קיים → מוקם אוטומטית עם העלות מהמחירון (מחיר המכירה ההתחלתי = העלות, לעדכון ידני לפי הרווח שלכם).
- לפני הקליטה מוצגת תצוגה מקדימה: כמה פריטים חדשים, כמה עדכוני עלות וכמה ללא שינוי — ורק אחרי אישורכם זה נקלט.
- אם מחירי המחירון כוללים מע״מ — סמנו את התיבה והמערכת תחשב את העלות נטו.
קבצי PDF/תמונה נקראים באמצעות בינה מלאכותית (Vision) שמחלצת את טבלת הפריטים; Excel/CSV מזוהים לפי כותרות העמודות (ברקוד · שם · מחיר · מק״ט).
שאלות נפוצות
לא. הסריקה מזהה שהמסמך השני הוא קבלה, מתאימה אותה לחשבונית הקיימת ומסמנת "שולם" — בלי ליצור הוצאה כפולה.
הגדירו את החשבונות במסך הבנקים; לאחר מכן הם יופיעו בבורר אמצעי התשלום של ההוצאה. בחירת חשבון ספציפי זוקפת את התשלום לחשבון הזה ומקשרת אותו להתאמת הבנק.
לא — הצילום ממלא טיוטה בלבד. ההוצאה נכנסת לספרים רק אחרי שאתם בודקים ולוחצים "אשר ורשום".
Google אינו מאפשר לאפליקציות חיצוניות להתחבר עם הסיסמה הרגילה. סיסמת אפליקציה היא סיסמה ייעודית (16 תווים) שאתם יוצרים לכרטסת וניתן לבטל בכל רגע — בטוחה יותר. יוצרים אותה ב-myaccount.google.com/apppasswords.
המערכת חוסמת כפילות — אותו מספר חשבונית מאותו ספק לא יירשם שוב, ותוצג ההוצאה הקיימת.
בטלו "מע״מ מוכר לניכוי" (או "פטור ממע״מ") — המע״מ ייכלל בעלות ולא יקוזז.