איך עובד מספור מסמכים בכרטסת?
כיצד מגדירים מספר התחלתי לסוגי מסמכים שונים, ומה קורה למספור לאחר שהופק מסמך? האם ניתן לעדכן את המונה לפי מסמכים קיימים?
מספור מסמכים הוא דרישה חוקית בהנהלת חשבונות — מסמכים כמו חשבוניות וקבלות חייבים להיות ממוספרים באופן רציף ועוקב, ללא דילוגים או כפילויות, כדי לאפשר ביקורת ומעקב. בכרטסת כל סוג מסמך מנוהל במונה (counter) עצמאי משלו, כך שחשבוניות המס רצות בסדרה אחת וקבלות בסדרה אחרת.
בעת הגדרה ראשונית ניתן בדרך כלל לקבוע מספר התחלתי לכל סוג מסמך — למשל אם עברתם ממערכת קודמת ואתם רוצים להמשיך את הרצף מהמספר שבו הפסקתם. לאחר שהופק המסמך הראשון בסדרה, המערכת מקדמת את המונה אוטומטית בכל הפקה חדשה.
לגבי עדכון המונה לפי מסמכים קיימים: שינוי מספור של מסמך שכבר הופק ונחתם דיגיטלית אינו מומלץ ולרוב חסום, משום שזה פוגע ברציפות הנדרשת בחוק. התאמת מספר התחלתי אפשרית בדרך כלל רק לפני הפקת המסמך הראשון באותה סדרה. אם אתם במעבר ממערכת קודמת, מומלץ להגדיר את המספר ההתחלתי הנכון מראש. בכל מקרה של ספק לגבי הדרישות החוקיות לרציפות מספור, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.
בכרטסת: בכרטסת ניתן להגדיר מספר התחלתי לכל סוג מסמך דרך הגדרות המסמכים/תבניות, לפני הפקת המסמך הראשון. לאחר מכן המערכת מנהלת את הרצף אוטומטית.
🔗 https://karteset.co.il
דוגמה
עסק שעבר לכרטסת והפיק בעבר 150 חשבוניות מס במערכת הקודמת — יגדיר את המספר ההתחלתי לחשבונית מס כ-151. המסמך הבא שיופק יישא את המספר 151, ואחריו 152 וכן הלאה באופן אוטומטי. במקביל, הקבלות יכולות להתחיל ממספר נפרד, למשל 1.