מרכז העזרה › התאמת לקוח
התאמת לקוח (כרטיס חו״ז)
התאמת לקוח היא אחת הפעולות הבסיסיות בהנהלת חשבונות: משווים את כל החשבוניות שהוצאו ללקוח (צד החובה) מול כל הקבלות והזיכויים שלו (צד הזכות), כדי לדעת בדיוק מה שולם, מה שולם חלקית ומה עוד פתוח. בכרטסת זה מסך אחד עם שני צדדים והתאמה בלחיצה.
פתחו את המסך
מהתפריט → הנהלת חשבונות → התאמת לקוח.
בחרו לקוח
אפשר לחפש לקוח לפי שם בתיבת החיפוש, או לבחור מהרשימה. אפשר גם למיין את הרשימה לפי שם, לפי חובה (הלקוחות שחייבים הכי הרבה) או לפי זכות (יתרות זכות/עודפי תשלום). לאחר הבחירה: מימין כל החשבוניות (חובה) ומשמאל כל הקבלות והזיכויים (זכות), ולמעלה סה״כ חויב, שולם והיתרה הפתוחה.
בדקו מה פתוח
כל חשבונית מסומנת שולם / שולם חלקית / פתוח, עם הסכום שנותר לתשלום. קבלה שנרשמה "עבור" חשבונית מסוימת משויכת אליה; יתרת כסף שלא שויכה נזקפת אוטומטית לחשבוניות הישנות ביותר.
התאמה ידנית
אם צריך לסגור חשבונית מול קבלה/זיכוי מסוימים — סמנו את שניהם (הסכום צריך להתקזז ליתרה 0) ולחצו התאם. אפשר לשחרר התאמה בכל עת.
איך נקבע מה פתוח
יתרה פתוחה = חשבוניות מס (305) פחות קבלות (400) וזיכויים (330). חשבונית מס-קבלה (320) משולמת עם ההנפקה ולכן נסגרת אוטומטית. שיוך תקבול לחשבונית נעשה לפי סדר עדיפויות: קודם התאמה ידנית, אחר כך קבלה שנרשמה "עבור" חשבונית מסוימת, ולבסוף יתרת כסף כללית שנזקפת לחשבוניות הפתוחות הישנות ביותר. לרשימת כל החייבים במבט-על יש דוח נפרד — דוח חובות לקוחות, ולתנועות עם יתרה רצה — כרטסת.
🤖 התאמה חכמה (AI)
מעבר להתאמה האוטומטית, כפתור "התאם עם AI" עושה את עבודת מנהל/ת החשבונות: מחפש צירופי סכומים — כמה חשבוניות מול כמה קבלות/זיכויים שמסתכמים לאותו סכום (כמה-מול-כמה), לא רק 1:1. המנוע שמחשב את הצירופים הוא דטרמיניסטי (המספרים תמיד מדויקים), ו-Claude מוסיף לכל הצעה הסבר ודירוג ביטחון (גבוה/בינוני/נמוך). מוצגת רשימת הצעות עם תיבות סימון — בוחרים מה לסגור, כל התאמה נבדקת שוב שהיא מאזנת, והכל נסגר כמנה אחת הפיכה. שום התאמה לא נסגרת אם הסכומים אינם מתאזנים.
⚡ התאמה אוטומטית (פר לקוח)
אחרי בחירת לקוח אפשר ללחוץ "התאם אוטומטית". המערכת מאתרת התאמות בלוגיקה הגיונית — קודם קבלה שנרשמה "עבור" חשבונית מסוימת, אחר כך התאמת סכום מדויק, ולבסוף FIFO (התשלומים סוגרים את החשבוניות הישנות ביותר), בלי לפצל קבלה בין חשבוניות. מוצגת הצעה לאישור: אילו חשבוניות ייסגרו מול אילו קבלות, וכל הפרש עיגול קטן (עד ₪10) שייסגר. באישור הכל נסגר כמנה אחת — ואם מתגלה טעות, לחיצה על "שחרר" ליד אחת השורות פותחת את כל המנה בבת אחת (כולל ביטול פקודות היומן של הפרשי העיגול).
טיפול בחשבונית פתוחה — ארבע אפשרויות
לצד כל חשבונית פתוחה יש כפתור "טפל ›". לחיצה פותחת חלון שבו בוחרים מה לעשות, וכל אפשרות מציגה הסבר על המשמעות, קישור למאמר עזרה, ומבקשת אימות נוסף לפני הביצוע:
גבייה — החשבונית תקינה וממתינה לתשלום
הלקוח פשוט טרם שילם. שולחים תזכורת/דרישת תשלום, וכשמתקבל התשלום רושמים קבלה מהחלון — היא נסגרת מול החשבונית אוטומטית. אין לבטל חשבונית רק כי לא שולמה.
איזון הפרש — סגירת יתרה קטנה
נשאר הפרש קטן (עיגול, עמלת העברה, ניכוי במקור זעום)? בוחרים את הקבלה/ות שסוגרות את החשבונית, וההפרש שנשאר (חשבונית פחות הקבלות) נמחק לחשבון "הנחות והפרשי עיגול" (פקודת יומן: הוצאה כנגד חשבון הלקוח). החשבונית והקבלה נסגרות יחד באותה התאמה. מיועד לסכומים זניחים בלבד (עד ₪10) — המע״מ שכבר דווח אינו מוחזר בדרך זו. על סכום גדול יותר יש להפיק חשבונית זיכוי.
חשבונית זיכוי (330) — נמסרה או דווחה
אם החשבונית כבר נמסרה ללקוח או כבר נכללה בדוח מע״מ ואי אפשר לבטלה — מפיקים חשבונית מס זיכוי שמקזזת אותה (מפחיתה מע״מ וחוב). אם הלקוח קיזז מע״מ תשומות, עליו להחזירו. מתאים גם להנחה/ויתור על סכום ממשי (מעל סף העיגול).
ביטול חשבונית — הופקה בטעות
מתאים רק אם הופקה בטעות, לא נמסרה ללקוח ולא דווחה למע״מ. החשבונית מסומנת "מבוטלת" (לא נמחקת), המספר נשמר ברצף, תנועת היומן מתהפכת, והחשבונית יוצאת מדוח המע״מ. אם כבר נמסרה/דווחה — המערכת תחסום ותפנה לזיכוי.
שאלות נפוצות
השוואה בין כל החשבוניות שהוצאו ללקוח (חובה) לבין כל הקבלות והזיכויים שלו (זכות), כדי לדעת מה שולם, מה שולם חלקית ומה עדיין פתוח.
קבלה שנרשמה "עבור" חשבונית מסוימת משויכת אליה ישירות. כסף שלא שויך נזקף אוטומטית לחשבוניות הפתוחות הישנות ביותר (FIFO). אפשר גם להתאים ידנית.
מסמן קבוצת מסמכים (חשבונית + קבלה/זיכוי) כסגורים זה מול זה. הסכומים חייבים להתקזז ליתרה 0. אפשר לשחרר בכל עת.
כרטיס הלקוח מציג את כל התנועות עם יתרה רצה. מסך התאמת הלקוח מתמקד בהתאמה — חשבוניות מול קבלות, כמה נותר פתוח לכל חשבונית, ואפשרות לסגור ידנית.
לא. חשבונית תקינה שלא שולמה היא עניין של גבייה, לא ביטול. לוחצים "טפל ›" ובוחרים באפשרות הגבייה — שולחים דרישת תשלום ורושמים קבלה כשמתקבל התשלום. ביטול או זיכוי שמורים למקרים של טעות/חשבונית שגויה.
ביטול — רק אם החשבונית הופקה בטעות, לא נמסרה ללקוח ולא דווחה למע״מ. זיכוי (330) — אם כבר נמסרה ללקוח או כבר דווחה למע״מ. המערכת בודקת אוטומטית: אם החשבונית בתקופה שדווחה, היא תחסום ביטול ותפנה לזיכוי.
התאם אוטומטית — מהיר, למקרים הברורים (קבלה "עבור" חשבונית, סכום מדויק 1:1, FIFO). התאם עם AI — עבודת מנהל/ת חשבונות: מחפש צירופים של כמה חשבוניות מול כמה קבלות שמסתכמים לאותו סכום, עם הסבר ודירוג ביטחון לכל הצעה. בשני המקרים המספרים נבדקים דטרמיניסטית והכל נסגר כמנה הפיכה.
לאחר בחירת לקוח, הכפתור מאתר התאמות בלוגיקה הגיונית (הפניה מפורשת → סכום מדויק → FIFO) ומציג הצעה. באישור, החשבוניות והקבלות נסגרות כמנה אחת, כולל הפרשי עיגול קטנים. אם צריך לבטל — "שחרר" ליד שורה מותאמת פותח את כל המנה בחזרה, כולל ביטול פקודות היומן. ההתאמה היא תמיד פר לקוח.
לוחצים "טפל ›" ובוחרים "איזון הפרש", מסמנים את הקבלה שסוגרת את החשבונית, וההפרש שנשאר (עיגול/עמלה, עד ₪10) נמחק לחשבון "הנחות והפרשי עיגול" בפקודת יומן. החשבונית והקבלה נסגרות יחד — כך לא נשאר "זנב" פתוח בשום צד. שימו לב: המע״מ שכבר דווח על מלוא הסכום אינו מוחזר בדרך זו, ולכן היא מיועדת לגרושים בלבד. על הפרש גדול יותר (הנחה/ויתור ממשי) מפיקים חשבונית זיכוי (330) שמחזירה גם את המע״מ.