מרכז העזרה › אינדקס החשבונות
אינדקס החשבונות (כרטסת)
אינדקס החשבונות הוא תרשים החשבונות של העסק — רשימת כל החשבונות החשבונאיים (לקוחות, ספקים, בנק, מע״מ, הכנסות, הוצאות, הון ועוד) עם היתרה של כל אחד. זו המקבילה ל"אינדקס הנהח״ש" שמכירים מתוכנות מסורתיות, ומכאן נכנסים לכרטיס של כל חשבון כדי לראות את כל התנועות שלו. נמצא בתפריט הנהלת חשבונות → כרטסת.
בחרו תקופה
מגדירים מתאריך / עד תאריך ולוחצים "רענן". היתרות מחושבות לטווח שנבחר; טיוטות אינן נכללות בספרים.
סננו לפי סוג חשבון
מעל הרשימה יש תגיות: לקוחות, ספקים, הכנסות, הוצאות, בנקים וקופות, נכסים, התחייבויות, הון. סמנו כמה שרוצים כדי לצמצם — בלי סימון מוצגים כל החשבונות.
קראו את השורה
כל שורה מציגה מפתח (קוד), שם, סוג, קוד 6111, חובה, זכות ויתרה. בתחתית מופיעה שורת סה״כ.
היכנסו לכרטיס החשבון
לחיצה על שורה פותחת את כרטיס החשבון: יתרת פתיחה, כל תנועות היומן בתקופה, ויתרת סגירה.
חשבונות ללא תנועה
כברירת מחדל מוצגים רק חשבונות שהיתה בהם תנועה בתקופה, כדי לשמור על מסך נקי. כשצריך לראות את כל תרשים החשבונות — למשל לבדיקת שיוך קוד 6111 — מסמנים "הצג גם חשבונות ללא תנועה בתקופה".
קוד 6111
עמודת קוד 6111 מציגה את השיוך של החשבון לטופס 6111 (מבנה הדוח הכספי האחיד של רשות המסים), שמשמש לדיווח השנתי. חשבון בלי שיוך יופיע עם "—".
כרטיס חשבון (חו״ז) נפרד לכל ספק
בהקמת ספק נפתח לו אוטומטית חשבון חו״ז ייעודי באינדקס (בטווח הקודים 22001 ואילך, סוג "התחייבות"). הוצאות ותשלומים של אותו ספק נזקפים לחשבון שלו — כך רואים את היתרה מול כל ספק בנפרד, כנדרש בהנהלת חשבונות תקנית ובמבנה האחיד. סננו לפי סוג "ספקים" כדי לראות את כל כרטיסי הספקים.
איך להקים את האינדקס נכון — כדי שהדוחות יהיו מדויקים
כל הדוחות בכרטסת — גרף הכנסות/הוצאות בבית, עוגת ההוצאות לפי קטגוריה, רווח והפסד, דוח מע״מ וטופס 6111 — נגזרים ישירות מהאינדקס, כלומר מהיתרות של חשבונות ההכנסה וההוצאה. לכן איכות האינדקס = איכות הדוחות: אינדקס מסודר → דוחות מדויקים; אינדקס שבו כמעט הכול נופל ל"הוצאות אחרות" → דוחות חסרי ערך. קלט נכון → דוח נכון, מובטח.
1. צרו חשבון הוצאה נפרד לכל סוג הוצאה מהותי
במקום "הוצאות אחרות" גורף — פתחו חשבון לכל קטגוריה שחוזרת אצלכם. כך העוגה מראה פילוח אמיתי, ורואים מיד לאן הכסף הולך. אל תגזימו לכיוון השני: 10–20 קטגוריות ברורות עדיף על 60 חשבונות זעירים.
2. תנו שמות ברורים ומדויקים
השם חשוב פעמיים: (א) הוא מה שיופיע בדוחות ובעוגה; (ב) הסיווג האוטומטי (בסריקת קבלות/מייל) מתאים את ההוצאה לפי שם החשבון — ככל שהשמות ברורים ומכסים את סוגי ההוצאות שלכם, יותר הוצאות יסווגו לבד נכון (ופחות יפלו ל"אחר").
3. סמנו נכון "מע״מ מוכר לניכוי" לכל קטגוריה
חשבונות שבהם המע״מ אינו מוכר (למשל ספקי חו״ל, שכירות מאדם פרטי, ארנונה) — כך תשומות המע״מ בדוח יהיו מדויקות. הכלל: רק הוצאות עם מע״מ מוכר נכנסות לצד התשומות בדוח המע״מ.
4. שייכו קוד 6111 לכל חשבון
קוד 6111 קובע איך החשבון יסווג בדוח השנתי לרשות המסים. חלק מהחשבונות מגיעים משויכים; השלימו את החסרים (עמודת "קוד 6111"). כך דוח 6111 מופק נכון בלי עבודה ידנית בסוף השנה.
דוגמה — חשבונות הוצאה מומלצים לעסק שירותים/דיגיטלי
| קטגוריה (שם החשבון) | מה נכנס | מע״מ מוכר לניכוי |
|---|---|---|
| עלות המכר / קניות | סחורה, חומרי גלם, קבלני משנה | כן |
| שיווק ופרסום | Google/Facebook Ads, עיצוב, קידום | כן (ספק חו״ל: 0) |
| תוכנה ומנויים (SaaS) | Zoho, Canva, אחסון, כלים דיגיטליים | לרוב 0 (ספקי חו״ל) |
| שירותים מקצועיים | רו״ח, עו״ד, יועצים | כן |
| שכר דירה | שכירות משרד/חנות | תלוי (מאדם פרטי: 0) |
| חשמל, מים, ארנונה | תשתיות למקום העסק | חשמל/מים: כן · ארנונה: 0 |
| תקשורת | טלפון, אינטרנט, סלולר | כן |
| רכב ואחזקתו | דלק, ביטוח, טיפולים | חלקי (בד״כ ⅔) |
| נסיעות וכיבוד | תחבורה, כיבוד קל | חלקי / מוגבל |
| עמלות בנק וסליקה | עמלות ניהול חשבון, עמלות אשראי | לרוב 0 |
| הוצאות אחרות | רק מה שבאמת לא מתאים לאף קטגוריה | לפי המקרה |
⚠ ניכוי המע״מ בפועל (רכב ⅔, כיבוד, מעורב עסקי/פרטי) תלוי בכללי מס — מומלץ לאמת מול רואה החשבון שלכם. כרטסת נותנת ברירת מחדל, ואתם יכולים לשנות בכל הוצאה.
דוגמה — חשבונות הכנסה
| קטגוריה | מה נכנס |
|---|---|
| הכנסות ממכירות / שירותים | ההכנסה העיקרית של העסק (חייבת מע״מ) |
| הכנסות מיצוא (חו״ל) | מכירה ללקוח בחו״ל — מע״מ 0% |
| הכנסות פטורות | הכנסות פטורות ממע״מ (אם רלוונטי) |
הכלל בקצרה
אינדקס טוב בנוי פעם אחת בתחילת הדרך: קטגוריות ברורות, שמות מדויקים, מע״מ-מוכר וקוד-6111 נכונים. מכאן — כל הוצאה שמסווגת לקטגוריה הנכונה (ידנית בהפקה, או אוטומטית בסריקה) מזרימה את הדוחות לבד. אין צורך לתקן דוחות — מתקנים סיווג, והדוח מתעדכן מיד.
שאלות נפוצות
הנהלת חשבונות → כרטסת. רשימת כל החשבונות עם יתרות — המקבילה ל"אינדקס הנהח״ש".
כן — תגיות: לקוחות, ספקים, הכנסות, הוצאות, בנקים וקופות, נכסים, התחייבויות, הון. אפשר לסמן כמה יחד.
קוד השיוך לטופס 6111 של רשות המסים (הדוח הכספי האחיד), לצורך הדיווח השנתי.
ברירת המחדל מציגה רק חשבונות עם תנועה בתקופה. סמנו "הצג גם חשבונות ללא תנועה" כדי לראות את כל התרשים.
לוחצים על שורת החשבון — נפתח כרטיס החשבון עם יתרת פתיחה, כל התנועות ויתרת סגירה.
ישירות מהאינדקס — חשבונות ההכנסה וההוצאה. עוגת ההוצאות, רווח והפסד, דוח מע״מ וטופס 6111 מקבצים לפי החשבון שאליו שויכה כל תנועה. לכן אינדקס מסודר = דוחות מדויקים.
או שאין באינדקס חשבון הוצאה מתאים, או שהשם אינו תואם את מה שהסריקה זיהתה — ואז ההוצאה נופלת לברירת המחדל. הפתרון: להוסיף קטגוריות ברורות באינדקס ולסווג את ההוצאות אליהן.
כן, מיד. הדוחות נגזרים מהספרים בזמן אמת — אין צורך "לבנות" דוח מחדש. מתקנים את הסיווג של ההוצאה, והעוגה/הרווח-והפסד מתעדכנים אוטומטית.