למה חיוב בכרטיס אשראי לא מזוהה מול הוצאה קיימת, וכיצד להתאים ידנית?

מנגנון ההתאמה האוטומטית בודק את החיוב בכרטיס האשראי מול ההוצאות שכבר רשומות במערכת. כדי שתיווצר התאמה אוטומטית בדרך כלל צריכים להתקיים יחד: (1) סכום זהה בין החיוב להוצאה; (2) תאריך קרוב — בטווח של כ-±7 ימים (מאחר שמועד החיוב בכרטיס לעיתים שונה ממועד הפקת החשבונית/הקבלה); (3) שם ספק תואם או דומה. כשאחד מאלה חורג — החיוב אינו 'נתפס' והמערכת מניחה שמדובר בהוצאה חדשה ומבקשת לרשום אותה.

סיבות נפוצות לכך שהחיוב לא זוהה אוטומטית: הפרש תאריכים גדול מהטווח (למשל חשבונית מתחילת החודש וחיוב אשראי בסוף החודש הבא); שם ספק שונה בין ההוצאה הרשומה לבין מה שמופיע בדף האשראי (שם מסחרי מול שם חברה); סכום מפוצל (חיוב אחד שמכסה כמה הוצאות, או הוצאה אחת שחולקה לתשלומים); או מטבע/עמלת המרה בחיובי חו"ל.

כדי להימנע מרישום כפול: במסך ההתאמה אל תאשרו 'רישום הוצאה חדשה' כשההוצאה כבר קיימת. במקום זאת בחרו באפשרות לשייך/להתאים את החיוב ידנית להוצאה הקיימת. חפשו את ההוצאה לפי ספק או סכום, סמנו אותה, ושייכו אליה את שורת החיוב. כך שורת האשראי מסומנת כמותאמת וההוצאה אינה נרשמת פעמיים. מומלץ לוודא שהסכומים הכוללים תואמים, ובמקרה של פיצול — לשייך את החיוב לכמה הוצאות או להפך.

בכרטסת: בכרטסת, במסך התאמת כרטיסי אשראי, כשחיוב לא זוהה אוטומטית ניתן לשייך אותו ידנית להוצאה קיימת במקום לרשום הוצאה חדשה — מחפשים את ההוצאה לפי ספק/סכום ומשייכים אליה את שורת החיוב, כדי למנוע כפילות.
🔗 https://www.karteset.co.il

דוגמה

רשמתם חשבונית מספק 'ציוד משרדי בע"מ' בתאריך 2 בחודש על 500 ₪, אך החיוב בכרטיס האשראי מופיע רק ב-15 בחודש הבא ותחת השם המסחרי 'OfficePro'. כיוון ששם הספק שונה וגם התאריך חורג מטווח ±7 הימים, המערכת לא זיהתה התאמה ומציעה לרשום הוצאה חדשה. במקום לאשר — תבחרו התאמה ידנית, תחפשו את חשבונית ה-500 ₪ הקיימת ותשייכו אליה את החיוב, וכך תימנעו מכפילות.

• איך אני מעלה דף של החיובים בכרטיסי אשראי