איך משכפלים חשבונית קיימת?

שכפול חשבונית הוא פעולה שמעתיקה את פרטי מסמך קיים (לקוח, פריטים, מחירים, תיאורים) למסמך חדש, כך שלא צריך להקליד הכול מחדש. זה שימושי במיוחד כאשר מוציאים את אותה חשבונית ללקוח מדי חודש (למשל דמי ריטיינר, מנוי או שירות קבוע).

תהליך כללי ברוב התוכנות:
1. נכנסים לרשימת המסמכים/חשבוניות.
2. מאתרים את החשבונית הרצויה.
3. בוחרים באפשרות 'שכפל' / 'צור עותק' / 'חשבונית חדשה מתוך זו'.
4. התוכנה פותחת מסמך חדש עם אותם פרטים — מעדכנים תאריך, מספר מסמך מתקבל אוטומטית, ובמידת הצורך מעדכנים פריטים או סכומים.
5. שומרים ומנפיקים.

חשוב לזכור: למסמך המשוכפל יינתן מספר חשבונית חדש ורציף אוטומטית (אין להעתיק מספר מסמך ידנית), והתאריך צריך לשקף את מועד ההנפקה בפועל. עבור חיוב חודשי קבוע, כדאי לבדוק אם התוכנה תומכת גם ב'חשבונית חוזרת' (Recurring) שמנפיקה אוטומטית במועד קבוע — פתרון יעיל יותר משכפול ידני.

בכרטסת: בכרטסת ניתן לפתוח את החשבונית הקיימת מרשימת המסמכים ולבחור באפשרות השכפול כדי ליצור מסמך חדש זהה; לחיוב חודשי קבוע מומלץ לבדוק גם את אפשרות החשבונית החוזרת. למדריך המדויק מומלץ לעיין בתמיכה של כרטסת.
🔗 https://karteset.co.il

דוגמה

משרד עורכי דין גובה מלקוח 1,500 ₪ + מע"מ עבור ריטיינר חודשי. בתחילת כל חודש הם פותחים את חשבונית החודש הקודם, לוחצים 'שכפל', מעדכנים את התאריך לחודש הנוכחי, ומנפיקים — המערכת מקצה מספר חשבונית חדש אוטומטית.

• האם אפשר לשכפל חשבונית מס ולהפוך אותה לחשבונית מס-קבלה?
• איך אני קולט את כל ההוצאות שלי מתוך התיקייה?
• איך שולחים את כל החשבוניות של חודש מסוים למייל?