איך אני קולט את כל ההוצאות שלי מתוך התיקייה?

כדי לרשום את ההוצאות שצברת בתיקייה, יש כמה דרכים נוחות בכרטסת:

1. **העלאה ידנית**: ניתן לגרור את קבצי החשבוניות (PDF/תמונה) ישירות לאזור קליטת ההוצאות במערכת. כרטסת משתמשת בזיהוי אוטומטי (OCR) שמנסה לקרוא את פרטי הספק, הסכום, התאריך והמע״מ, ואתה רק מאשר או מתקן.

2. **כתובת מייל ייעודית**: לרוב מערכות הנהלת החשבונות (כולל כרטסת) יש כתובת מייל ייחודית לעסק שלך. ניתן להעביר (Forward) את המיילים עם החשבוניות ישירות לכתובת זו, והקבצים יעלו אוטומטית לאזור ההוצאות הממתינות לטיפול.

3. **בדיקה ואישור**: אחרי הקליטה, חשוב לעבור על כל הוצאה — לוודא שהסכום, שיעור המע״מ והקטגוריה (סעיף ההוצאה) נכונים — ואז לאשר את הרישום כך שייכנס לספרים.

חשוב לזכור: כדי לקזז מע״מ תשומות, ההוצאה צריכה להיות חשבונית מס כחוק ולשמש את העסק. אם אינך בטוח לגבי התרת ההוצאה בניכוי או קיזוז המע״מ, כדאי להתייעץ עם רואה חשבון.

בכרטסת: העלה את קבצי החשבוניות לאזור ההוצאות בכרטסת בגרירה, או העבר את המיילים לכתובת המייל הייעודית של העסק שלך — המערכת תזהה את הפרטים אוטומטית ותציג אותם לאישור ורישום.

דוגמה

נניח שקיבלת במייל חשבונית מספק משרדי על 234 ₪ כולל מע״מ. תעביר את המייל לכתובת הייעודית של העסק בכרטסת, המערכת תזהה את הספק ואת הסכום, ואתה תאשר שהקטגוריה היא 'ציוד משרדי' — וההוצאה תירשם בספרים.

מקורות

• רשות המסים - ניהול ספרים

• האם אפשר לשכפל חשבונית מס ולהפוך אותה לחשבונית מס-קבלה?
• איך שולחים את כל החשבוניות של חודש מסוים למייל?
• איך משכפלים חשבונית קיימת?
• איך אני סורק את החשבוניות שמגיעות אליי לאימייל ?