מרכז העזרה › מעקב זמן ופרויקטים
מעקב זמן, פרויקטים ומקדמות שעות
נהלו פרויקטים, רשמו שעות עבודה עם תיאור מלא, ועקבו אחר מקדמת שעות (ריטיינר) — כך שתמיד תדעו כמה שעות נותרו ללקוח לפני שאתם מתחילים לעבוד.
הקימו פרויקט
בפרויקטים → "פרויקט חדש": בוחרים לקוח, שיטת חיוב (לפי שעות פרויקט / משימה / עובד, או מחיר קבוע), חברי צוות עם תעריף עלות וחיוב, ומשימות. פרויקט אפשר לסמן כפעיל/לא-פעיל בכל עת.
הזינו מקדמת שעות (ריטיינר)
בפרויקט יש שדה "שעות ששולמו מראש" — כמה שעות הלקוח רכש. היתרה מחושבת אוטומטית: שעות שנרכשו − כל השעות שנרשמו. כשהלקוח רוכש עוד — פשוט מגדילים את המספר.
רשמו שעות עם תיאור
בשעות עבודה → "רישום ידני": בוחרים פרויקט (רק פעילים מוצגים), מזינים תאריך ושעות, וכותבים ב"תיאור העבודה שבוצעה" — מלל חופשי ללא הגבלה. אפשר גם "התחל טיימר" ולעצור בסיום.
ראו את היתרה לפני שמתחילים
ברגע שבוחרים פרויקט עם מקדמה, מופיע באנר יתרה: ירוק — יש יתרה, צהוב — מתקרב לאפס, אדום — נגמר וכדאי לחדש מקדמה. גם במסך פרויקטים יש עמודת "יתרת מקדמה" למבט-על.
חייבו את הלקוח
במסך פרויקטים, "צור חשבונית" מרכז את השעות שטרם חויבו לטיוטת חשבונית לאישור. במסך שעות עבודה אפשר לסנן לפי חויב / לא חויב, לפי חודשים ושנים.
למה פרויקטים סגורים לא מופיעים ברישום?
אי אפשר לרשום שעות לפרויקט שנסגר, לכן רשימת הבחירה ברישום מציגה פעילים בלבד — כדי למנוע טעויות. את ההיסטוריה של פרויקט סגור עדיין אפשר לצפות דרך מסנן הפרויקט בתחתית המסך.
שאלות נפוצות
מזינים בפרויקט "שעות ששולמו מראש". היתרה = שעות שנרכשו פחות כל השעות שנרשמו, ומתעדכנת עם כל רישום. רכישה נוספת = הגדלת המספר.
בבחירת הפרויקט במסך שעות עבודה מופיע באנר יתרה צבעוני (ירוק/צהוב/אדום). גם במסך פרויקטים יש עמודת "יתרת מקדמה".
הרישום מציג רק פרויקטים פעילים. פרויקט סגור לא מופיע לרישום, אך ההיסטוריה שלו נצפית דרך מסנן הפרויקט.
כן — שדה "תיאור העבודה שבוצעה" הוא מלל חופשי ללא הגבלת אורך, ומופיע גם בטבלת הרישומים.
במסך פרויקטים "צור חשבונית" מרכז את השעות שטרם חויבו לטיוטה לאישור. שעות שסומנו "לא לחיוב" לא ייכללו.