כרטסת למייצגים

מרכז ניהול המשרד — הדאשבורד של המייצג

כשמתחברים כמייצג, המסך הראשי הוא מרכז ניהול המשרד — תמונת מצב של כל התיקים במבט אחד:

• שורת מדדים (KPI): מספר הלקוחות, כמה חסרים חומרים, כמה דיווחי מע״מ באיחור, משימות פתוחות, אחוז המשימות שהושלמו החודש וסך ההתראות.
• מרכז בקרה: טבלה עם שורה לכל לקוח — סוג הישות, סטטוס חומרים, מע״מ (מחושב אוטומטית מהספרים), מס הכנסה / ניכויים ודוח שנתי. כל שדה ידני נצבע ברמזור (ירוק/צהוב/אדום) ומתעדכן בלחיצה ישירות בטבלה. אפשר לסנן ל"דורש טיפול" / "חומרים לא הושלמו" / "מע״מ באיחור".
• סימון "דווח" מהיר: בשורת הלקוח יש כפתור "סמן כדווח ✓" שמסמן שדיווח המע״מ לתקופה האחרונה הוגש — בלי להיכנס ללקוח. זה מעדכן את אותו סמן שבמסך דוח המע״מ, כך שהלוח והדוח תמיד מסונכרנים; אפשר גם לבטל.
• משימות דחופות: רשימת חריגים שמתעדכנת לבד — מע״מ שעבר את מועד ההגשה, חומרים חסרים בתקופה פתוחה ומשימות באיחור. לחיצה על "טפל" קופצת ישר ללקוח.

מספרי המע״מ מחושבים מאותם ספרים כמו דוח המע״מ של הלקוח, כך שמזהים בשנייה איזה תיק דורש טיפול לפני המועד.

לוז רשויות והתראות חריגים

בצד מרכז הבקרה מוצג לוז הרשויות: ספירה לאחור למועד ההגשה הקרוב (ה-15 בכל חודש) עם רשימת החובות (מע״מ, מקדמות מס הכנסה, ניכויים, ביטוח לאומי), כמה לקוחות עדיין לא דיווחו מע״מ, והמועדים הבאים. בנוסף, המערכת מזהה חריגים ומוסיפה אותם ל"משימות דחופות" — למשל קפיצת הכנסות חריגה אצל לקוח (לעומת הממוצע האחרון), שעשויה להצדיק הגדלת מקדמות מס הכנסה.

כרטיס לקוח — שכר טרחה, תשלומים ושעות

מכל שורה במרכז הבקרה, כפתור "כרטיס" פותח את כרטיס הלקוח של המייצג (נפרד לחלוטין מספרי הלקוח): מגדירים שכר טרחה מוסכם (סכום + מחזור חודשי/שנתי/חד-פעמי), רושמים תשלומים שהתקבלו (עם חישוב אוטומטי של ששולם השנה והיתרה), ורושמים שעות עבודה על התיק (סיכום החודש והכל). כל הנתונים מרוכזים גם בדוח "שכר טרחה ותשלומים" בלשונית הדוחות.

דוחות מייצג (חוצה-לקוחות)

בלשונית "דוחות" מקבלים תמונת-על של כל המשרד: סיכום מע״מ של כל הלקוחות (כולל סה״כ לתשלום ולהחזר), סטטוס תיקים (מצב החומרים/מע״מ/מס הכנסה/דוח שנתי בכל תיק), ודוח משימות (פתוחות / באיחור / הושלמו). לכל דוח יש כפתור ייצוא ל-Excel.

הגדרות מייצג

בלשונית "הגדרות" מגדירים את פרטי המשרד (שם, שם המשרד, טלפון, מספר רישיון), ברירת מחדל לשכר טרחה חודשי, תזכורות לפני מועדי הגשה, העדפות התראה, ושינוי סיסמה.

ניהול משימות לפי לקוח

בלשונית "משימות" מנהלים את כל המשימות של המשרד במקום אחד. כל משימה יכולה להיות משויכת ללקוח מסוים או כללית, עם קטגוריה (מע״מ / מס הכנסה / דוח שנתי / ניכויים / חומרים / אחר), עדיפות ומועד יעד. מסמנים "בוצע" בלחיצה על התיבה, מסננים לפי לקוח או סטטוס, ואפשר להוסיף משימה ישירות משורת הלקוח במרכז הבקרה (כפתור "+ משימה"). המשימות מזינות אוטומטית את שורת המדדים ("משימות פתוחות", "% שהושלמו החודש") ואת רשימת "משימות דחופות" — משימה שעבר מועד היעד שלה תופיע שם.

תמיכה למייצג

בפינת הדאשבורד יש כפתור "תמיכה" צף — עוזר AI שעונה על שאלות בנוגע לממשק המייצג (מרכז בקרה, משימות, דוחות, כרטיס לקוח, חיוב) ולשימוש בכרטסת. אם נדרש טיפול אנושי, הפנייה מוסלמת אוטומטית לצוות, וסוכן השירות עשוי להשיב או לבקש פרטים; העדכונים נשלחים למייל שלך.

תשלום אוטומטי (סליקה)

כשמופעל, המייצג מזין כרטיס אשראי פעם אחת דרך עמוד מאובטח של PayPlus (ללא שמירת הכרטיס אצלנו), והחיוב החודשי מתבצע אוטומטית לפי מספר הלקוחות הפעילים. אפשר לבטל בכל רגע ממסך "הלקוחות שלי" ← "החיוב שלך". אם חיוב נכשל — נשלחת התראה לעדכון אמצעי התשלום.

תמחור למייצגים

בשימוש דרך מייצג, המייצג הוא הלקוח המשלם — תשלום סיטונאי לפי מספר הלקוחות הפעילים שהוא מנהל. הסכום מוצג במסך "הלקוחות שלי" ומתעדכן אוטומטית בכל צירוף או ניתוק לקוח. הלקוחות עצמם אינם מחויבים בנפרד. לפרטי מחיר ולהצטרפות כמשרד — פנו אלינו.