מרכז העזרה › כרטיסי אשראי
כרטיסי אשראי — קליטה והתאמה
התאמת כרטיס אשראי היא השוואה פשוטה בין ההוצאות שרשמתם לבין החיובים בפועל בדף הפירוט של חברת האשראי — כדי לוודא שכל חיוב מתועד, ושאין עמלות שנשכחו או חיובים כפולים. בכרטסת יש לזה מסך ייעודי תחת רכש → כרטיסי אשראי, שבו מוסיפים כמה כרטיסים ומנהלים כל אחד בנפרד.
הוסיפו כרטיס
רכש → כרטיסי אשראי → "הוסף כרטיס" (שם ו-4 ספרות אחרונות). אפשר להוסיף כמה כרטיסים שונים.
קלטו את דף הפירוט
פותחים את הכרטיס, מעלים את קובץ הפירוט (Excel/CSV) מחברת האשראי, וממפים עמודות אם הזיהוי לא מדויק.
התאימו חיובים להוצאות
מתאימים כל חיוב להוצאה שרשמתם. עמלות, ריבית והפרשי מט״ח מזוהים אוטומטית — לוחצים "רשום" והם נכנסים ליומן.
גיליון והתאמה
"גיליון התאמה" מציג חיובים פתוחים (עסקאות בתהליך / כפילויות לבדיקה) ואת ההפרש, וניתן לשמור לארכיון.
📤 קובץ מרוכז — כל הכרטיסים בקליטה אחת
אם יש לכם קובץ אחד עם חיובים מכמה כרטיסים, לחצו על "קובץ מרוכז (כל הכרטיסים)" בראש המסך. המערכת מזהה את עמודת הכרטיס (4 ספרות אחרונות או שם) ומשייכת כל שורה לכרטיס הנכון אוטומטית. מה שלא זוהה מוצג לשיוך ידני, ואפשר ליצור כרטיס חדש תוך כדי. שורה שלא שויכה לכרטיס — נדלגת. עסקאות במט״ח (דולר/יורו) נקלטות בשקלים כפי שמופיע בקובץ (סכום החיוב בפועל) — המערכת לא ממירה מחדש.
מטבע זר (עמודת הערות)
בדף אשראי, עסקה במט״ח מציגה בעמודת הערות את הסכום המקורי (למשל "סכום עסקה מקורי 100.0 $"). המערכת מחלצת אותו אוטומטית בקליטה, מציגה עמודת מטבע זר בטבלת התנועות (רק כשיש נתון), ומשתמשת בו להתאמה מדויקת מול חשבונית באותו מטבע. הסכום שנרשם בספרים נשאר החיוב בשקלים.
לא נמצאה הוצאה תואמת? שתי דרכים להשלים
בהתאמת חיוב, אם אין הוצאה קיימת תואמת (אותו סכום, ±7 ימים), תקבלו שתי אפשרויות במקום: 🔎 חפש את החשבונית במיילים — סורק את תיבת המייל המחוברת בטווח ±3 ימים ממועד החיוב (גם מיילים ישנים, ללא תלות בסריקה היומית) ומושך חשבוניות כטיוטות; טיוטה תואמת תופיע לאישור-והתאמה בלחיצה. או 🔎 חפש בתיקייה — בוחרים תיקייה במחשב עם קבצי החשבוניות (PDF/תמונה), המערכת סורקת ועוצרת כשנמצאת חשבונית תואמת לחיוב. או 📎 העלה חשבונית — מעלים קובץ (תמונה/PDF) של החשבונית לחיוב הזה, המערכת סורקת ופותחת טיוטה לאישור-והתאמה (הקובץ נשמר כאסמכתא). או ✏️ רשום הוצאה עכשיו — טופס קצר (ספק, קטגוריה, מע״מ) שרושם את ההוצאה מיד וזוקף אותה לכרטיס: חובה לקטגוריית ההוצאה (ומע״מ תשומות אם מוכר), זכות לחשבון כרטיס האשראי.
מה עם חיובים כפולים או בתהליך?
חיוב שאין לו הוצאה תואמת יישאר כפריט פתוח בגיליון — כך רואים מיד עסקאות שטרם נקלטו, או חיוב שהועבר פעמיים בטעות. שם בית העסק בדף האשראי לעיתים שונה משם המותג; ההתאמה לפי סכום ותאריך מגשרת, ואפשר גם להתאים ידנית.
שאלות נפוצות
רכש → כרטיסי אשראי. אפשר להוסיף כמה כרטיסים שונים ולנהל כל אחד בנפרד.
קולטים את הפירוט (Excel/CSV) ומתאימים כל חיוב להוצאה לפי סכום ותאריך. חיוב בלי הוצאה תואמת בולט כפריט פתוח — סימן לבדוק כפילות או טעות.
מזוהים אוטומטית (עמלה/ריבית/מט״ח) עם הצעת קטגוריה — לוחצים "רשום" ונרשם ליומן.
אותו עיקרון, מסך נפרד לכרטיסי אשראי בלבד תחת רכש. כרטיס אשראי מנוהל כחשבון התחייבות נפרד.
כן — "קובץ מרוכז (כל הכרטיסים)". המערכת משייכת כל שורה לכרטיס לפי 4 הספרות האחרונות או שם הכרטיס; מה שלא זוהה משייכים ידנית או יוצרים כרטיס חדש על המקום.
בקליטת דף אשראי נרשם סכום החיוב בשקלים כפי שמופיע בקובץ (החיוב בפועל של חברת האשראי) — בלי המרה נוספת.
אפשר לחפש את החשבונית במיילים (סריקת התיבה המחוברת), או לרשום את ההוצאה מיד בטופס קצר. ההוצאה נזקפת לקטגוריה והחוב נזקף לכרטיס האשראי (חובה קטגוריה / זכות כרטיס).
כן. חשבונית מט״ח נקלטת לפי שער בנק ישראל, וחברת האשראי מחייבת לפי השער שלה (כולל מרווח), אז יש פער קטן. ההתאמה מזהה חשבונית קרובה בסכום ומסמנת "≈ הפרש שער", ובעת ההתאמה ההוצאה נקלטת לפי סכום החיוב בפועל בכרטיס — כך שהתאמת הכרטיס יוצאת מאוזנת.
לא. המערכת מזהה תנועות שכבר נקלטו (לפי כרטיס, תאריך, סכום, תיאור ואסמכתא) ומדלגת עליהן, ומדווחת כמה כפולים דולגו. שני חיובים זהים אמיתיים באותו יום כן נשמרים שניהם. בנוסף, קליטה חוזרת ממלאת מטבע זר לתנועות ישנות שנקלטו לפניכן — בלי ליצור כפילות.
אפשר למחוק תנועה בודדת (🗑 בשורה) או ללחוץ "נקה לא-מותאמות" בראש הכרטיס — זה מוחק את כל התנועות שעדיין לא הותאמו/נרשמו. תנועות שכבר הותאמו לא נמחקות (יש לבטל את ההתאמה קודם).